テレワークはきっかけにすぎない！業務の見直しが必要
テレワークを導入して在宅勤務になると、オフィスで働く時とどう変わってくるのでしょうか。
例えば、朝出勤してタイムカードを通す、もしくは席に着くことで出社したことが判るのが通常のオフィスの光景ですが、テレワークで出勤しない場合、出社や退社の確認はどうやってするのでしょうか？
例えば、申請書類を作成して上司に見せて確認印をもらい他部署へ回覧するという場合、テレワークではどうすればいいのでしょう？
例えば、メールするほどではないけれどちょっとした確認を同僚にしたいとき、テレワークで自宅にいる時電話をする？メールをする？･･･電話もメールも大袈裟だし今度会った時でいいや、と思っているうちに確認するのを忘れてしまった･･･ということになりかねません。
テレワークで滞る業務が出てくる
このように、毎日何気なく行ってきた業務がテレワークをすることになった途端に滞ってしまう、そうした事態に直面した企業は業種を問わず多いようです。特に、コロナ禍で急いでテレワークを実施した企業が多かったこともあるかもしれません。
こうした事態を回避するためには、テレワークでも行えるような業務のやり方に見直す必要があります。せっかく費用をかけてテレワークを導入しても、定着しなければ導入する意味がありません。
もし、テレワークの導入が成功して定着すれば、生産性の向上など、テレワーク実施によって得られるメリットの恩恵を受けることができます。実際にテレワークを導入して生産性が上がっているという企業の声も多く聞かれます。
テレワーク導入を成功させるには？
テレワーク失敗の要因は？
テレワークの導入が失敗する大きな要因は従業員の間に不公平感があることです。
テレワークを導入している企業でよくあるのは、オフィスに出社して働く従業員と、テレワークで働く従業員を分けて考えていることです。オフィスに出社して働く社員はテレワークをしている従業員がいて人数が限られる中で電話対応や書類などの処理などをしなければならなりません。それに対して、テレワークで働く社員はオフィスではできていた業務ができないという不自由さがあります。そうした区分けで業務をする中では公平にするのは難しいことです。
テレワークは働き方改革で推進されている手段
もともとテレワークは、子育てや介護のために離職をしなければならなくなった従業員でも働ける手段として活用されてきました。逆にテレワークをしていた主婦が子育てが終わって復帰するケースも増えています。少子高齢化を迎えている日本では、個人がオフィスワークかテレワークかどちら側にも動的になれる社内規定の見直しが重要になってきています。
そうした流れから考えると、今後企業として、オフィスワークでもテレワークでも同じように仕事ができるようにすることが求められます。つまり、テレワークではできない仕事があるという意識を変え、テレワークでもできる仕事のやり方に変えることがポイントです。
テレワークでもできる仕事のやり方に変えるには？
テレワークではできない仕事とは何でしょうか？例えば、会社にかかってくる電話の応対や会社に届く請求書などの書類の処理は出社しなければできません。そうした業務は他にもいろいろあります。そうした業務を洗い出してテレワークでもできる方法を検討します。
- 電話対応や会議 ⇒ 電話を転送するサービスやオンラインのサービスを活用する
- 書類 ⇒ データ化できるものについてファイル共有をする
- コミュニケーション ⇒ コミュニケーションツールを導入する
- 勤怠管理や会計業務など ⇒ それぞれ管理ができる IT ツールを併せて導入する
などの方法でテレワークでもできる環境を整えます。
しかし、こうしたツール面を変えるだけでテレワークの課題が解決するわけではありません。 運用面の配慮も必要になります。 働き方のルールや社内制度を見直すことも重要です。
このように、テレワークを成功に導くには、テレワークでもできるように仕事のやり方を変えることはもちろん、単なる制度やシステムの導入ではなく、テレワークを意識した「BPR（業務改革）」を行うことであり、その効果が得られてはじめて導入が成功したといえるでしょう。
業務の見直しをするには
まずは、業務の見える化
業務の見直しをするには、まず「業務の見える化」をすることがポイントです。業務の洗い出しを行い、業務の切り分けと業務分担を明確にします。業務のやり方を改めて見直しをすることにより、実は無駄だった作業の発見につながったり、手続きや方法を変えることにより簡潔になる作業など、省略が可能な業務を特定できたり、業務手続きを改善するきっかけになることもあります。
こうした一連の仕事のやり方を変えることで、従業員が自律的に業務を行えるようになり、従業員間の業務上の役割が明確になることで業務分担の見直しができます。こうすることで、テレワークを実施してもそれぞれの従業員がスムーズに業務を行うことができるようになります。
業務に必要な環境を整える
そのほか、テレワークを利用する従業員同士、あるいは利用する従業員と利用しない従業員とが円滑に仕事を進めるために何が必要かということも検討します。例えば、冒頭に挙げたタイムカードや申請書類などを考えた場合、紙の書類や記録を電子化を進めるいわゆるペーパーレス化を図り、ネットワーク上で共有できるようにすることが必要です。
このようにテレワークを導入するには、テレワークを想定した業務の見直しを行うことが重要です。業務の見直しを行う中で、業務の見える化が進み、それまで無駄だった業務が洗い出されることになります。 そうした無駄な業務を省いたり作業のやり方を見直すことで生産性の向上やコストの削減につながり、その結果として企業の業績アップが期待できます。
業務の見直しを進めた先に働き方改革がある
テレワーク導入をきっかけに進めた業務の改革と、テレワークを活用するための意識の改革を一緒に進めることで、テレワークの利用が進み、その結果として、人材確保や生産性向上といったテレワーク導入のメリットを得ることができます。
そうしたワークライフバランスの実現や生産性を向上できる点で業務見直しの重要性は大きく、そこに、テレワークという手段を加えることで、これからの時代に対応した働き方改革を実施できます。そしてそれは大きく企業を成長させます。
今後、ICTなどの技術革新のスピードもますます加速していくことが予想され、これからの経済動向や技術進歩に対応できる企業の体制作りが不可欠です。これらを実現させる働き方のベースとしてテレワークがあり、働き方改革に取り組まなければならない今こそ、テレワークの導入が重要になっています。
あなたの会社の BPR をお手伝いします！
当社はテレワークの導入と実施するための環境づくりをお手伝いします。テレワークで快適に業務をするために必要となる IT 機器やツールについての相談やアドバイスも行っています。お気軽にご相談下さい。
テレワーク導入の際には是非 Office Cloud をご検討下さい。
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